Документы есть, а найти нечего: как собрать рабочее досье на каждый товар
Как организовать досье на SKU: связать описание товара, документы, протоколы, версии и ответственных. Простой порядок без сложной системы.
Опубликовано: 9 октября 2026
Досье на товар это одна папка на одну позицию: карточка с описанием изделия, документ из реестра со всеми приложениями, протоколы испытаний, история изменений и имя того, кто за папку отвечает. Программа для этого не нужна, хватит облачной папки. А хранить декларацию и материалы к ней придётся долго: по новой редакции ТР ТС 017/2011 не меньше 10 лет.
Главное
- Одна папка на одну позицию, а не одна папка «сертификаты».
- Документ храните целиком, с приложениями, рядом ссылка на запись в реестре.
- Старые версии не удаляйте, переносите в архив с датой.
- По ТР ТС 017 декларацию и материалы хранят не меньше 10 лет.
Сколько хранить и почему это важно
Срок хранения задаёт регламент на товар. Для одежды, текстиля, обуви и кожгалантереи он прописан в новой статье 11 ТР ТС 017/2011 (Решение Совета ЕЭК № 75 от 12.09.2025, действует с 26.04.2026): заявитель хранит декларацию и материалы к ней не меньше 10 лет. Сама декларация на серийный выпуск действует не больше 5 лет, это же записано в типовых схемах ЕАЭС (Решение Совета ЕЭК № 44). Выходит, что папку вы ведёте дольше, чем живёт документ. Для другого товара сроки смотрите в его регламенте.
Что положить в папку
Главное правило: файл лежит в папке того товара, к которому относится. Если один документ закрывает несколько позиций, положите его в каждую или поставьте ссылку, но не делайте вид, что он подходит ко всему каталогу.
| Раздел | Что внутри | Зачем |
|---|---|---|
| Карточка товара | название, артикул, назначение, состав, изготовитель, фото изделия и этикетки | понятно, к чему относятся остальные файлы |
| Документ | декларация или сертификат целиком, с приложениями, ссылка на реестр и дата проверки | видно, какие модели он реально закрывает |
| Доказательства | протоколы испытаний, техописание, сведения об образцах | по ним проверяют документ и его срок |
| Поставка | договор, инвойс, УПД, данные фабрики | связь партии с изготовителем из документа |
| История | что менялось, когда, какую партию затронуло | можно восстановить, по какой версии продавали |
| Открытые вопросы | что ждёт ответа и от кого | сотрудник не путает «проверяем» и «прекращён» |
Что положить в досье на одну позицию
Как вести папку, чтобы она не умерла
Назначьте одного человека, который отвечает за папку. Он не принимает технических решений, его работа: запросить файл, сохранить ответ, отметить открытый вопрос. Проверку папки привяжите к событиям, а не к календарю: новая партия, новый материал, смена поставщика, запрос маркетплейса. Резервная копия должна жить не на одном ноутбуке, а доступ проверьте с учётки сотрудника, не директора.
Какие документы вообще нужны товару, смотрите на странице какой документ нужен. Если продаёте на WB или Ozon, пригодится раздел документы для маркетплейсов: там же объясняю, что площадка проверяет по реестру.
Вопросы и ответы
Нужна программа для досье?
Нет. Для начала хватит облачной папки, карточки товара и одного ответственного.
Можно хранить только первую страницу документа?
Лучше нет. Модели и коды часто в приложениях, без них не понять, что документ закрывает.
Когда обновлять папку?
При новой закупке, смене материала или поставщика и при запросе маркетплейса. Каждый день перечитывать не нужно.
Сколько хранить декларацию?
По ТР ТС 017 не меньше 10 лет. Для других товаров срок смотрите в их регламенте.
Отвечаю сам: какой документ нужен товару и сколько он стоит.
Ещё по теме
Домашнее производство и документы: почему проверяют само производство и что для этого нужно
Мыло, косметика, еда, свечи дома: где хватит отказного или декларации, а где проверят помещение, договор аренды, фото и видео цеха.…
«Все документы сделаем за вас»: что записать в договор с подрядчиком
Какие результаты, этапы, сроки и доплаты согласовать с подрядчиком по документам. Как принять работу и сохранить полный комплект материалов.
Образец был один, партия приехала другая: что делать, если товар отличается
Партия отличается от испытанного образца: как зафиксировать версии, получить ответ фабрики и определить предмет дополнительной проверки.
Пришлите фото этикетки, скажу, какой документ нужен
Отвечаю сам. Если документ не нужен, так и скажу.
Написать Алексею в Telegram