Что происходит с сертификатами и декларациями при переходе с самозанятости на ИП или ООО

Продавец начинает на Wildberries как самозанятый, затем открывает ИП или ООО и переносит бизнес на новый статус. В кабинете остаются карточки, товары и загруженные документы. Возникает вопрос: продолжат ли действовать сертификаты и декларации или всё придётся оформлять заново?

Короткий ответ

Документ не привязан только к кабинету маркетплейса. Он связан с продукцией, изготовителем и заявителем. Если вы использовали действующий документ поставщика, смена вашего статуса сама по себе не прекращает этот документ. Если декларация или сертификат были оформлены на ваше прежнее ИП или ООО как на заявителя, они не переносятся автоматически на новое юридическое лицо.

Обычный самозанятый гражданин без статуса ИП, как правило, не может быть заявителем по документам ЕАЭС. В качестве заявителя указывают юридическое лицо или физическое лицо, зарегистрированное как индивидуальный предприниматель.

Сначала определите, чей документ используется

Есть три разных ситуации.

1. Документ поставщика или изготовителя

В декларации заявителем указана другая российская компания или ИП, а ваш товар легально приобретён у этого поставщика. Такой документ может продолжать использоваться после перехода с самозанятости на ИП или с ИП на ООО, если:

• товар входит в область действия;
• изготовитель совпадает;
• документ действует;
• партия или серийный выпуск подходят вашей поставке;
• происхождение товара подтверждается;
• этикетка и карточка не противоречат документу.

Ваши реквизиты не обязаны совпадать с заявителем в декларации поставщика. Но должна быть понятна цепочка поставки.

2. Документ оформлен на ваше ИП

Если заявителем было конкретное ИП, документ содержит ОГРНИП и реквизиты этого предпринимателя. Созданное позже ООО является другим лицом с другим ОГРН. Автоматического переноса декларации на ООО не происходит.

Даже если учредитель и директор тот же человек, для реестра это новый заявитель.

3. Документ оформлен на ваше ООО

При переходе на другое ООО, продаже бизнеса или создании новой компании действует та же логика: новый ОГРН означает новое юридическое лицо. Старый документ нельзя просто отредактировать в карточке и считать переоформленным.

Что происходит при переходе с самозанятости на ИП

Если самозанятый не был ИП

Он не мог самостоятельно зарегистрировать декларацию ЕАЭС как обычное физическое лицо. Скорее всего, продажи шли:

• по документу поставщика;
• по документу изготовителя;
• по отказному письму;
• на товар, не подлежащий обязательной оценке.

После открытия ИП эти документы нужно не «переносить», а проверить на применимость к товару. Если всё совпадает, в карточке меняются реквизиты продавца, но документ поставщика остаётся тем же.

Если человек уже был ИП и применял НПД

Переход с режима налога на профессиональный доход на другую систему налогообложения не создаёт нового ИП, если ОГРНИП остаётся прежним. Тогда заявитель как лицо не меняется.

Налоговый режим и юридическая идентичность — разные вещи. Нужно проверить, не изменились ли наименование, адрес или другие сведения, которые требуют корректировки в реестре.

Переход с ИП на ООО

ИП и ООО не являются одной организацией. Поэтому собственная декларация ИП не становится декларацией ООО.

Варианты действий:

1. Продолжить продавать товар по документу поставщика, если он подходит.
2. Оформить новый документ на ООО.
3. Проверить возможность использовать результаты прежних испытаний при новом оформлении.
4. Распродать законно выпущенную продукцию в рамках условий старого документа, если это допустимо и цепочка подтверждается.

Последний пункт требует отдельной проверки: значение имеют дата выпуска товара, схема оценки, партия или серия и документы передачи продукции.

Нужно ли переоформлять сертификат

При обязательной сертификации заявитель также указан в реестре. Новый заявитель не может просто заменить старого письмом.

Для нового ООО обычно нужен новый сертификат или оформление по предусмотренной процедуре. Орган по сертификации оценивает:

• продукцию;
• изготовителя;
• схему сертификации;
• договор с изготовителем;
• протоколы;
• состояние производства, если применимо;
• возможность использовать прежние доказательства.

Не всегда испытания начинаются полностью с нуля, но это решает орган, а не маркетплейс.

Нужно ли менять отказное письмо

Отказное письмо не регистрируется в реестре ФСА как декларация. Возможность его использования зависит от содержания.

Если письмо выдано:

• на конкретного заявителя;
• для таможенных целей;
• с реквизитами старого ИП;
• под конкретный договор;

лучше оформить новое на ООО.

Если это информационное письмо на продукцию без жёсткой привязки к заявителю, оно может оставаться полезным, но площадка всё равно может попросить актуальные реквизиты.

Что делать с «Честным знаком»

Смена участника оборота затрагивает не только сертификаты. Нужно проверить:

• регистрацию нового ИП или ООО в системе маркировки;
• УКЭП;
• договор с оператором ЭДО;
• товарные карточки и GTIN;
• остатки кодов;
• передачу маркированного товара между участниками;
• ввод и вывод из оборота;
• реквизиты в УПД.

Нельзя просто передать ООО коробки с маркированным товаром без оформления движения в системе.

Что делать с карточками Wildberries и Ozon

При переносе кабинета или реквизитов:

1. Выгрузите список карточек и документов.
2. Разделите документы на собственные и поставщиков.
3. Проверьте заявителя в каждом документе.
4. Сверьте изготовителя и продукцию.
5. Удалите документы, которые не относятся к товару.
6. Загрузите новые документы на ООО, если они оформлены.
7. Сохраните договоры, накладные и УПД от поставщика.
8. Проверьте статусы карточек после изменения реквизитов.

Не стоит массово удалять все документы до анализа. Это может привести к блокировке карточек, хотя часть документов поставщика продолжает действовать.

Смена адреса или названия без нового ОГРН

Не каждое изменение создаёт новое юридическое лицо. Если ОГРН сохраняется, нужно определить, требуется ли внесение изменений или переоформление из-за:

• смены наименования;
• юридического адреса;
• адреса места деятельности;
• реорганизации;
• изменения данных изготовителя;
• исправления ошибки.

Порядок зависит от вида документа и характера изменения. Нельзя просто оставить в реестре заведомо устаревшие данные.

Можно ли использовать старый протокол испытаний

Иногда протокол можно включить в доказательственную базу при новом оформлении, если:

• товар не изменился;
• изготовитель тот же;
• срок и условия позволяют его использовать;
• лаборатория и схема соответствуют требованиям;
• у нового заявителя есть законное основание на использование;
• орган или регистратор принимает доказательство.

Но протокол не равен декларации. Даже действующий отчёт не меняет заявителя в старом документе.

План перехода без остановки продаж

За 3-4 недели

• составить реестр документов;
• выделить собственные документы;
• проверить сроки;
• определить товары, на которые потребуется новое оформление;
• собрать договоры и технические файлы.

За 2 недели

• начать оформление на новое лицо;
• зарегистрироваться в «Честном знаке» и ЭДО;
• подготовить маркировку и реквизиты;
• проверить возможность использования протоколов.

Перед переносом кабинета

• сохранить выгрузки карточек;
• убедиться, что новые документы появились в реестре;
• подготовить подтверждение поставок;
• не смешивать остатки двух участников без документов передачи.

После перехода

• проверить статусы карточек;
• убедиться, что продажи идут от правильного лица;
• сверить УПД и маркировку;
• обновить этикетки и сайт;
• закрыть старые процессы только после проверки новых.

Частые вопросы